¿Cómo crear proyectos en Clockify desde Hubspot, asociados a negocios, y consolidar sus tiempos de manera eficiente?

Integración Clockify y HubSpot con Make: Gestión Eficiente de Proyectos y Tiempos

En el ámbito de la gestión de proyectos y la eficiencia en el seguimiento del tiempo, la integración entre herramientas se ha vuelto esencial. En esta guía, exploraremos cómo aprovechar la integración entre Clockify y HubSpot utilizando la potente funcionalidad de Make. Te mostraremos paso a paso cómo crear proyectos en Clockify directamente desde HubSpot, estableciendo vínculos con negocios específicos. Además, descubrirás cómo consolidar y gestionar eficientemente los registros de tiempo. Sigue leyendo para obtener una comprensión completa de cómo esta integración puede optimizar tus procesos y mejorar la productividad en la administración de proyectos.

Tabla de Contenido

1. Propósito

2. Plataformas involucradas

3. Requerimientos

4.Diseño de la Integración

5.Configuración

5.1. Escenario 1: Crear negocios de HubSpot como Proyectos en Clockify

5.2. Escenario 2. Enviar entradas de tiempo de Clockify a Hubspot y asociarlas al negocio.

¿Cuál es el propósito de esta integración y qué beneficios proporciona?

El propósito de esta integración es optimizar la gestión de proyectos, negocios y tiempos al permitir la creación eficiente de proyectos en Clockify desde Hubspot. Esto beneficia a los equipos al brindarles una visión completa de las actividades y oportunidades de negocio, maximizando la productividad y mejorando la relación con los clientes.

¿Cuáles son las plataformas involucradas en esta integración y cuáles son sus funciones principales?

Las plataformas clave son Clockify, una herramienta de seguimiento de tiempo; Hubspot, un CRM para gestionar relaciones con los clientes; y Make (anteriormente Integromat), la plataforma iPaaS que permite la integración. Clockify registra y analiza el tiempo, Hubspot centraliza información sobre clientes y proyectos, y Make facilita la automatización entre estas plataformas.

                            

   

Requerimientos

¿Qué se necesita para llevar a cabo esta integración en términos de acceso y credenciales?

Para lograr una integración exitosa, se precisan las siguientes condiciones por plataforma: Clockify (ya sea en su versión gratuita o de pago), Hubspot (con sus módulos de Ventas y al menos una licencia Enterprise para poder utilizar objetos personalizados, así como Operations Hub Pro para la implementación de Webhooks), y una cuenta de Make para construir dos escenarios que serán funcionales para esta tarea. Asimismo, es fundamental contar con credenciales de API, especialmente las correspondientes a Clockify, con el fin de establecer las conexiones necesarias entre dichas plataformas.

Diseño de la Integración

¿Cuáles son los pasos clave en el flujo de integración desde la creación de un nuevo negocio en Hubspot hasta la consolidación de tiempos en Clockify?

• Activar el escenario en Make.
• Crear un nuevo negocio en Hubspot.
• Enviar la información del negocio a Clockify para crear un proyecto.
• Registrar tiempos en Clockify y vincularlos con el negocio en Hubspot por medio de un objeto personalizado.

 ¿Cómo se garantiza que la información del negocio en Hubspot se refleje correctamente en Clockify?

Make captura la información del negocio en Hubspot y la utiliza para crear un proyecto en Clockify, asegurando que los detalles sean coherentes y precisos.

Configuración de la Integración en la Plataforma iPaaS Make

En este contexto, exploramos dos escenarios con Make para una integración eficiente entre HubSpot y Clockify. En el primero, se detallan los pasos para crear proyectos en Clockify a partir de negocios en HubSpot. En el segundo, se explica cómo sincronizar registros de tiempo entre Clockify y HubSpot. Ambos escenarios requieren la configuración precisa de módulos y flujos en Make, asegurando una integración fluida y optimizada. Se proporcionará un video por cada escenario para una comprensión visual completa de estos procesos, permitiéndote aplicar estas configuraciones con éxito y aprovechar al máximo la plataforma Make en la integración de sistemas.

Escenario 1: ¿Cuáles son los pasos específicos para configurar el "Escenario" en Make que detecta la creación de nuevos negocios en Hubspot para luego crearlos en Clockify como un proyecto nuevo?

El objetivo de este escenario es crear proyectos en Clockify a partir de negocios (deals) creados en HubSpot. Luego, los ID de los proyectos en Clockify se almacenan en los negocios correspondientes en HubSpot. Aquí está el paso a paso de cómo configurar este escenario y añadir módulos para conectar el flujo:

• Añadir Módulo Webhook (Paso 1):

  • Este es el punto de inicio del escenario/flujo.

• • Cuando se activa, obtiene información sobre el negocio recién creado en HubSpot (dealname y hs_object_id) a través de los parámetros de entrada.
  • Make otorgará una URL de ese webhook que debemos tener presente y usaremos en un Workflow de HubSpot basado en Negocios.

• Añadir Módulo Clockify | Acción Agregar Proyecto en Clockify (Paso 2):

  • Utiliza el módulo Clockify | addProject para crear un nuevo proyecto en Clockify.
  • El nombre del proyecto en Clockify se crea utilizando los valores obtenidos del paso anterior (dealname y hs_object_id).
  • También se establece un color y el espacio de trabajo (workspace) donde se creará el proyecto en Clockify.

• Añadir Módulo de Enrutamiento Básico (Paso 3 ) Opcional:

  • Este módulo permite enrutamiento basado en ciertas condiciones, por ejemplo rutas relacionadas con un tipo de negocio específico

• Añadir Módulo HubSpot | Actualizar Negocio en HubSpot - DevOps (Paso 4):

  • Si el negocio en HubSpot cumple con las condiciones de filtro del enrutador, se activa la ruta respectiva.
  • Utiliza el módulo HubSpot | updateDeal para actualizar el negocio en HubSpot.
  • El valor del ID del proyecto en Clockify (obtenido del paso 2) se almacena en una propiedad llamada "project_id_clockify" en el negocio de HubSpot.

 

Escenario 2: ¿Cuáles son los pasos específicos para configurar el "Escenario" en Make que detecta registros de tiempo en Clockify para luego crearlos como entradas de tiempo en HubSpot y que se asocien a Negocios?

En este escenario el objetivo es permitir que cuando una tarea finaliza o actualiza en Clockify, se capture el tiempo transcurrido, se normalice si es necesario y se vincule con registros específicos en HubSpot. Además, abordaremos la situación en la que el tiempo puede estar en diferentes formatos y cómo enfrentarla de manera eficiente. Aquí está el paso a paso de cómo configurar este escenario y añadir módulos para conectar el flujo:

• Añadir Módulo Webhook de Clockify (Paso 1):

  • Configura un módulo de Clockify que actúe como un webhook.
  • Este webhook detectará la finalización o actualización de una entrada de tiempo en Clockify y obtendrá  información sobre el registro en mención.
  • Make otorgará una URL de ese webhook que debemos tener presente y usaremos en el administrador de Webhook y eventos de Clockify.

• Añadir Módulo de  Tools para Transformación de Datos (Paso 2):

  • Utiliza los módulos de herramientas (Tools) de Make para transformar los datos de tiempo recibidos.
  • Dado que el tiempo puede estar en diferentes formatos (segundos, minutos segundos, horas minutos segundos), estas herramientas normalizarán la información para su procesamiento.

• Añadir Módulo Enrutador (Paso 3):

  • Utiliza el módulo de enrutador (Router) de Make para dirigir el flujo según el tipo de tiempo de tarea.
  • Si el tiempo es solo en segundos, minutos segundos, o en horas minutos segundos, cada caso debe ser manejado por una ruta diferente.

• Añadir Módulo HubSpot | Búsqueda de Registro (Paso 4):

  • Usa el módulo de HubSpot para buscar un registro en un objeto personalizado que se usa en Hubspot para almacenar los tiempos llamado "Time Tracker" que tenga la propiedad "ID Clockify" coincidente con el Time Entry ID proveniente del registro de tiempo notificado al Webhook del paso 1.
  • Verifica si ya existe un registro de tiempo con dicho identificador en HubSpot.

• Añadir Módulo Enrutador (Paso 5):

  • Utiliza el módulo de enrutador de Make nuevamente para dividir el flujo en dos rutas.
  • Una ruta si se encuentra un registro de Time Tracker y otra si no se encuentra.

• Añadir Módulo HubSpot | Actualización del Objeto Personalizado  (Paso 6):

  • Si se encuentra un registro de Time Tracker en HubSpot:
    • Utiliza el módulo de actualización de objeto personalizado de HubSpot para actualizar el registro con las propiedades necesarias relacionadas con el tiempo.

• Añadir Módulo HubSpot | Asociación del Registro (Paso 7):

  • Después de actualizar el registro de Time Tracker, agrega un módulo adicional para buscar el negocio en HubSpot que tenga una coincidencia con la propiedad "id proyecto clockify".
  • Si se encuentra el negocio, asocia el registro de Time Tracker a ese negocio.

• Añadir Módulo HubSpot | Creación de Registro de Objeto Personalizado y Asociación (Paso 8):

  • Si no se encuentra un registro de Time Tracker en HubSpot:
    • Crea un nuevo registro de Time Tracker en HubSpot.
    • Luego, realiza la misma asociación con el negocio en cuestión.