💡 Cómo reactivar automáticamente leads fríos en HubSpot (y dejar de perseguir fantasmas)

Introducción:

¿Tienes una base de datos llena de contactos que alguna vez mostraron interés y ahora no contestan ni abren tus correos? Tranquilo, no eres el único. En muchas empresas, los leads se enfrían con el tiempo y terminan ocupando espacio, afectando los resultados y generando frustración en marketing y ventas.

Pero aquí viene lo bueno: con un poco de automatización en HubSpot, puedes darles una segunda oportunidad… o dejar que se vayan con elegancia. Este es un caso de uso real de cómo recuperar leads fríos sin desgastar a tu equipo y con mucho potencial de retorno.

Descripción del Problema:

En esta empresa, el equipo de marketing y ventas notó que su base de datos estaba llena de leads que, aunque en algún momento descargaron un recurso o pidieron información, habían dejado de interactuar por completo.

Los síntomas eran claros:

Marketing seguía enviando campañas sin obtener aperturas ni clics.
Ventas insistía en contactar leads que no respondían nunca.
La base crecía, pero las conversiones bajaban.
Se estaba pagando por contactos que ya no tenían interés ni potencial.

Era frustrante. Había una mezcla de pérdida de tiempo, desgaste emocional y costos invisibles que se acumulaban sin que nadie supiera qué hacer con esos leads “muertos”.

Causas raíz del problema:

Técnicas:

Falta de segmentación: no se diferenciaba entre leads activos e inactivos.
Envíos masivos sin contexto: todos los contactos recibían el mismo boletín, sin importar su comportamiento reciente.
CRM saturado: sin filtros ni limpieza, la base de datos estaba inflada y poco útil.

Humanas:

Frustración comercial: los ejecutivos de ventas sentían que perdían el tiempo siguiendo a personas que ya no querían saber nada.
Desconexión marketing-ventas: se seguían generando campañas sin saber realmente a quién estaban impactando.
Desgaste emocional: insistir con contactos que nunca responden afecta la moral de cualquier equipo.

Solución propuesta con Workflows de HubSpot

Se implementó una solución 100% automatizada utilizando herramientas nativas de HubSpot. Aquí te contamos el paso a paso para que puedas replicarla:

1. Definir qué es un lead frío

Lo primero fue acordar cuándo un contacto se considera frío. En este caso:

No abrir correos.
No visitar el sitio web.
No hacer clics.
Sin actividad en al menos 90 días.

2. Crear una lista inteligente

Con esa definición, se creó una lista activa que se actualiza automáticamente. Algunos filtros usados:

Última apertura de email anterior a 90 días.
Última visita al sitio anterior a 90 días.
Excluir rebotes y contactos marcados como spam.

3. Diseñar un workflow de reactivación

Este es el corazón de la solución:

Entrada al workflow:

Cualquier contacto que entra en la lista de leads fríos.

Ramas del flujo:

📨 Primer email: “¡Hace tiempo que no hablamos! ¿Quieres seguir en contacto?”
⏱ Espera de 7 días.
🔄 Si hay interacción → salir del workflow, marcar como "Reactivado", notificar a ventas y reintegrar al lead nurturing.
❌ Si no hay interacción → segundo email con incentivo: “Tenemos un regalo para ti / Última oportunidad”.
⏱ Espera adicional.
📨 Tercer y último mensaje (opcional): Despedida amigable. “Si ya no quieres recibir más información, lo entendemos.”

Acciones finales si no hay respuesta:

Cambiar propiedad a “Inactivo definitivo”.
Excluir del envío de campañas estándar.
(Opcional) Exportar para análisis o limpieza.

4. Propiedades personalizadas

Se usaron campos personalizados como:

“Estado de reactivación”
“Fecha de última actividad significativa”

Esto ayudó a seguir el rastro del lead, medir resultados y decidir acciones a futuro.

5. Lead Scoring (opcional)

Leads que alguna vez fueron MQL o SQL recibieron prioridad. El workflow se enfocó primero en aquellos con más potencial.

6. Contenido dinámico en correos

Los correos del workflow incluían:

Personalización del nombre y preferencias previas.
Ofertas según el tipo de lead o producto.
Llamados a la acción específicos.

7. Limpieza de la base

Cada cierto tiempo, se revisaban los leads etiquetados como inactivos definitivos y se tomaban decisiones:

Eliminarlos.
Exportarlos para futuras campañas específicas.
Guardarlos en listas separadas por si había cambios de estrategia.

Conclusión:

Este caso de uso muestra que no necesitas herramientas externas ni soluciones complejas para rescatar oportunidades olvidadas. Con funciones básicas (pero bien pensadas) de HubSpot, puedes:

Recuperar leads valiosos.
Aumentar tasas de conversión con menor esfuerzo.
Proteger tu entregabilidad de emails.
Reducir frustración del equipo comercial.
Mantener una base de datos limpia, actualizada y útil.

El proceso es automático, respetuoso y personalizable. No todos los leads fríos volverán a la vida… pero los que sí, pueden darte más valor del que imaginas 💡