Administración Integral de Pólizas en HubSpot

Introducción

Para las empresas que gestionan pólizas, es fundamental contar con un sistema que permita hacer un seguimiento adecuado de la información de cada póliza y sus renovaciones. En este caso de uso, configuraremos un proceso integral en HubSpot para centralizar los datos de pólizas, facilitando a los equipos responsables el seguimiento y renovación de cada una. La meta es organizar los datos esenciales en un solo lugar, asociando cada póliza con las empresas relevantes, como aseguradoras y corredores, y generando notificaciones automáticas para anticipar las renovaciones.

Descripción del Problema

El cliente necesita un sistema confiable y automatizado para registrar y gestionar pólizas de seguros, con información clave como fechas de inicio y vencimiento, valor asegurado y primas. Además, requiere que los responsables de renovación reciban notificaciones con anticipación. En ausencia de una solución de este tipo, la administración de pólizas sería propensa a errores y olvidos, poniendo en riesgo la continuidad de las renovaciones.

Causas Raíz del Problema

La falta de una herramienta integrada en HubSpot para administrar estos registros lleva a la desconexión entre el equipo y la información crítica de cada póliza. Además, la ausencia de recordatorios automáticos genera posibles retrasos en las renovaciones. El uso de objetos personalizados y workflows de HubSpot ofrece una solución para mantener toda la información en un solo lugar y notificar al equipo oportunamente.

Solución Propuesta con HubSpot: Implementación del Objeto Personalizado y Automatizaciones

1. Creación del Objeto Personalizado "Pólizas"

Para registrar todos los detalles de cada póliza, crearemos un Objeto Personalizado llamado "Pólizas" en HubSpot. Este objeto incluirá propiedades clave:

Número de Póliza (Propiedad Obligatoria)
Fecha de Vigencia (Fecha de inicio de la póliza)
Fecha de Vencimiento (Fecha de finalización)
Ramo (Tipo o categoría de seguro, por ejemplo, salud, hogar, automóvil)
Valor Asegurado (Monto total asegurado)
Valor de la Prima (Costo de la prima)

Estos campos proporcionarán toda la información esencial que el equipo necesita para acceder rápidamente al estatus y detalles de cada póliza. Además, este objeto personalizado permitirá asociar cada póliza con registros de empresas en HubSpot, proporcionando una vista centralizada.

2. Configuración de Etiquetas de Asociación

Para facilitar la organización de los datos en el CRM, configuraremos etiquetas de asociación que permitan categorizar a las empresas según su rol en la póliza. Las etiquetas incluirán:

Aseguradora (la compañía que ofrece la póliza)
Corredor (la empresa o contacto que gestiona la póliza en nombre del cliente)
Beneficiario (la persona o empresa beneficiaria de la póliza)

Estas etiquetas se utilizarán al asociar cada póliza con sus empresas correspondientes, permitiendo una clasificación clara y fácil acceso a la información específica de cada uno.

3. Configuración de Vista Personalizada para Seguimiento de Pólizas

Para que el equipo tenga una vista personalizada de seguimiento, configuraremos una vista en el CRM donde puedan acceder a la información relevante de las pólizas en una tabla, incluyendo las fechas de vigencia y vencimiento, valores asegurados y de primas. Esta vista personalizada permitirá a los usuarios filtrar y ordenar las pólizas según diferentes criterios, facilitando el monitoreo de las próximas renovaciones.

4. Creación de una Automatización para Recordatorios de Renovación

Para gestionar las renovaciones de forma proactiva, configuraremos un workflow automatizado que notifique al responsable de renovación con un mes de anticipación. Este flujo de trabajo se basará en la propiedad "Fecha de Vencimiento" de cada póliza y funcionará de la siguiente manera:

Condición de Activación: El workflow se activa cuando una póliza está a un mes de vencer.
Acción de Notificación: Enviar una notificación automática al responsable de la renovación a través de un correo electrónico o una tarea en el CRM.
Seguimiento: En caso de que no se realicen acciones tras la notificación inicial, el workflow puede enviar recordatorios adicionales para asegurar que la póliza no quede sin renovar.

Esta automatización garantizará que el equipo siempre esté informado sobre las pólizas próximas a vencer, permitiendo una mejor planificación.

Conclusión

Implementar un sistema de administración de pólizas en HubSpot mediante un objeto personalizado, vistas personalizadas y automatizaciones, permite al equipo gestionar eficazmente el ciclo de vida de cada póliza, asegurando la continuidad de las renovaciones y manteniendo una base de datos clara y accesible. Este sistema no solo mejora la eficiencia, sino que también brinda tranquilidad, reduciendo el riesgo de omisiones.

Con esta configuración, el equipo tiene un sistema robusto que optimiza la administración de pólizas, ofreciendo un entorno de trabajo más organizado y confiable para el seguimiento y renovación de seguros.