Introducción
En un equipo de ventas, la eficiencia y precisión en la asignación de contactos es crucial para mantener un flujo de trabajo ordenado y efectivo. Sin embargo, cuando algo tan básico como la asignación de un contacto se descontrola, puede causar una serie de problemas que afectan la productividad del equipo y la satisfacción del cliente. Este caso explora cómo un problema de asignación incorrecta de contactos fue identificado y resuelto utilizando la integración entre HubSpot y Atom.
Descripción del Problema
El equipo de ventas de una empresa enfrentaba un problema donde los contactos estaban siendo asignados incorrectamente entre los asesores. A primera vista, el problema parecía estar relacionado con la integración de HubSpot y Atom, o con configuraciones erróneas de permisos en estas plataformas.
HubSpot, siendo el CRM principal, y Atom, una herramienta de comunicación clave, estaban configurados para mantener la información actualizada bidireccionalmente. Sin embargo, los contactos seguían siendo asignados a asesores incorrectos. Tras una investigación, se descubrió que el problema no radicaba en la tecnología, sino en la intervención manual de uno de los asesores, que reasignaba los contactos manualmente, contrariando la lógica automatizada que ya estaba en marcha.
Causas Raíz del Problema
Aunque inicialmente se pensó que el problema podría deberse a configuraciones erróneas de permisos o fallos en la integración entre HubSpot y Atom, la raíz del problema se encontraba en el factor humano. Un asesor estaba reasignando manualmente los contactos a asesores que no eran sus propietarios originales. Esto creó un conflicto con el sistema automatizado que estaba diseñado para asignar los contactos de manera consistente y precisa.
Solución Propuesta con HubSpot y Atom
Para resolver este problema, se consideraron dos enfoques:
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Eliminar al Asesor del Flujo de Trabajo: La primera y más directa solución sería eliminar al asesor del proceso de asignación de contactos, evitando que intervenga manualmente y desorganice el sistema automatizado.
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Implementar una Validación Automatizada: Una solución más integral y a largo plazo consiste en configurar un proceso en Atom que verifique automáticamente en HubSpot si un contacto ya tiene un propietario asignado antes de que cualquier interacción a través del chat sea gestionada. Este proceso implicaría los siguientes pasos:
- Configuración en Atom: Atom está configurado para asignar automáticamente los contactos al último asesor que haya gestionado la interacción. Este debería coincidir con el propietario registrado en HubSpot.
- Validación en HubSpot: Cuando un cliente contacta a través del chat de Atom, el sistema primero consulta HubSpot para verificar si el contacto ya tiene un propietario asignado.
- Asignación Basada en Datos de HubSpot: Si un propietario ya está asignado en HubSpot, el sistema evitará cualquier reasignación manual y garantizará que las interacciones continúen con el asesor correspondiente.
Este enfoque asegura que los contactos sean asignados de manera precisa y coherente, respetando la lógica del sistema y evitando conflictos manuales.
Conclusión
La solución al problema de asignación incorrecta de contactos en el equipo de ventas no solo reside en las capacidades técnicas de HubSpot y Atom, sino también en la necesidad de gestionar adecuadamente las intervenciones humanas en los procesos automatizados. Al implementar una validación automatizada y controlar las intervenciones manuales, la empresa puede garantizar que los contactos sean asignados correctamente, mejorando la eficiencia del equipo de ventas y asegurando una experiencia más fluida para los clientes.