En muchas universidades, el proceso de admisión de nuevos estudiantes sigue siendo un trabajo manual y tedioso. Desde la recopilación de documentos hasta el seguimiento y cierre de cada admisión, el equipo de administración puede encontrarse abrumado
Descripción del Problema: La Ineficiencia del Proceso Manual
El equipo de admisión de una universidad típica invierte una gran cantidad de tiempo enviando correos electrónicos manuales, asignando tareas y gestionando listas de contactos. A menudo, esto conduce a la pérdida de documentos importantes, oportunidades de contacto desaprovechadas y, en última instancia, la pérdida de posibles estudiantes. El retraso en los seguimientos y la falta de una estructura clara en las comunicaciones genera confusión y desorganización. Todo esto impacta negativamente en las tasas de conversión de postulantes a estudiantes y, por ende, en los ingresos de la universidad.
Causas Raíz del Problema: Factores Humanos y Técnicos
El equipo de admisión de una universidad típica invierte una gran cantidad de tiempo enviando correos electrónicos manuales, asignando tareas y gestionando listas de contactos. A menudo, esto conduce a la pérdida de documentos importantes, oportunidades de contacto desaprovechadas y, en última instancia, la pérdida de posibles estudiantes. El retraso en los seguimientos y la falta de una estructura clara en las comunicaciones genera confusión y desorganización. Todo esto impacta negativamente en las tasas de conversión de postulantes a estudiantes y, por ende, en los ingresos de la universidad.
Causas Raíz del Problema: Factores Humanos y Técnicos
- Sobrecarga Manual: Los equipos de admisión deben gestionar cientos de estudiantes de forma manual, lo que resulta en retrasos inevitables y errores humanos.
- Falta de Segmentación: Los estudiantes interesados no se clasifican adecuadamente según la campaña de marketing o el programa académico al que aspiran, lo que dificulta un seguimiento efectivo.
- Falta de Automatización: El equipo de admisiones debe realizar tareas repetitivas (como el envío de correos y recordatorios), lo cual consume tiempo y desvía su atención de otras tareas más importantes, como entrevistas o evaluaciones.
Solución Propuesta con HubSpot: Automatización Completa del Proceso de Admisión
La universidad decidió implementar varias herramientas de HubSpot, tales como HubSpot Sales, pipelines, workflows, formularios, tareas, correos de marketing y CTAs (llamados a la acción), para automatizar y optimizar todo el proceso de admisión.
Paso 1: Creación de Listas Segmentadas
El primer paso de la automatización se basa en formularios de HubSpot que permiten capturar la información de los posibles estudiantes que llegan a la universidad a través de diferentes campañas de marketing. Estos formularios alimentan listas segmentadas automáticamente, clasificando a los estudiantes por la campaña de origen (por ejemplo, redes sociales, email marketing, eventos, etc.) y por el programa académico al que están interesados en postularse.
Paso 2: Automatización con Workflows para Tareas y Seguimientos
Una vez que los estudiantes son agregados a las listas, los workflows de HubSpot se activan para asignar automáticamente el contacto a un asesor de admisiones específico. En esta etapa, también se crea un negocio en el pipeline de ventas, lo que permite hacer un seguimiento del progreso de cada estudiante potencial, desde el primer contacto hasta la inscripción final.
El workflow envía un primer correo electrónico automatizado de bienvenida, donde se agradece al postulante por su interés y se le proporciona la información inicial sobre el programa académico. Este correo también incluye un CTA con un enlace para completar los primeros documentos necesarios.
Paso 3: Seguimiento y Gestión Automática de Tareas
A medida que los estudiantes avanzan en el proceso, los workflows generan automáticamente tareas de seguimiento. Estas tareas incluyen actividades como:
La universidad decidió implementar varias herramientas de HubSpot, tales como HubSpot Sales, pipelines, workflows, formularios, tareas, correos de marketing y CTAs (llamados a la acción), para automatizar y optimizar todo el proceso de admisión.
Paso 1: Creación de Listas Segmentadas
El primer paso de la automatización se basa en formularios de HubSpot que permiten capturar la información de los posibles estudiantes que llegan a la universidad a través de diferentes campañas de marketing. Estos formularios alimentan listas segmentadas automáticamente, clasificando a los estudiantes por la campaña de origen (por ejemplo, redes sociales, email marketing, eventos, etc.) y por el programa académico al que están interesados en postularse.
Paso 2: Automatización con Workflows para Tareas y Seguimientos
Una vez que los estudiantes son agregados a las listas, los workflows de HubSpot se activan para asignar automáticamente el contacto a un asesor de admisiones específico. En esta etapa, también se crea un negocio en el pipeline de ventas, lo que permite hacer un seguimiento del progreso de cada estudiante potencial, desde el primer contacto hasta la inscripción final.
El workflow envía un primer correo electrónico automatizado de bienvenida, donde se agradece al postulante por su interés y se le proporciona la información inicial sobre el programa académico. Este correo también incluye un CTA con un enlace para completar los primeros documentos necesarios.
Paso 3: Seguimiento y Gestión Automática de Tareas
A medida que los estudiantes avanzan en el proceso, los workflows generan automáticamente tareas de seguimiento. Estas tareas incluyen actividades como:
- Envío de recordatorios por correo electrónico para completar documentos pendientes.
- Programación de entrevistas de admisión.
- Envío de correos personalizados con detalles específicos sobre el proceso de admisión, fechas importantes y próximos pasos.
Cada vez que el estudiante completa una tarea o avanza en el proceso, el workflow mueve automáticamente el negocio a la siguiente etapa dentro del pipeline. Esto asegura que el equipo de admisiones siempre tenga una visión clara y actualizada de dónde está cada postulante en el proceso.
Paso 4: Cierre del Proceso de Admisión
Cuando el estudiante ha cumplido con todos los requisitos, el pipeline mueve el contacto a la fase final, lo que desencadena un correo electrónico de cierre del proceso de admisión, agradeciendo al estudiante por su compromiso y recordando los próximos pasos para completar la inscripción.
Beneficios de la Solución Automatizada con HubSpot
Paso 4: Cierre del Proceso de Admisión
Cuando el estudiante ha cumplido con todos los requisitos, el pipeline mueve el contacto a la fase final, lo que desencadena un correo electrónico de cierre del proceso de admisión, agradeciendo al estudiante por su compromiso y recordando los próximos pasos para completar la inscripción.
Beneficios de la Solución Automatizada con HubSpot
- Ahorro de tiempo: El equipo de admisiones ya no tiene que preocuparse por realizar tareas manuales repetitivas, como el envío de correos o la asignación de tareas.
- Seguimiento Eficiente: Las automatizaciones aseguran que ningún estudiante sea pasado por alto, reduciendo las posibilidades de perder prospectos valiosos.
- Mejor Segmentación: Las listas segmentadas permiten realizar seguimientos más personalizados y efectivos, mejorando la experiencia del estudiante desde el primer contacto.
- Mejor Visibilidad: Los pipelines de ventas ofrecen una visión clara y en tiempo real de dónde se encuentra cada estudiante en el proceso de admisión, facilitando la toma de decisiones y la gestión del equipo.
- Mayor Conversión: Al tener un proceso automatizado, las oportunidades de conversión aumentan debido a un seguimiento más ágil y efectivo.
Conclusión
La implementación de HubSpot para automatizar el proceso de admisión no solo optimiza la eficiencia del equipo de trabajo, sino que también garantiza una mejor experiencia para los estudiantes interesados. Al aprovechar herramientas como los workflows, pipelines y correos de marketing automatizados, la universidad puede centrarse en lo que realmente importa: atraer a los mejores estudiantes y guiarlos sin fricciones hacia su inscripción final.
Si tu equipo aún está luchando con procesos manuales, quizás sea hora de considerar una solución de automatización con HubSpot. ¡Los resultados pueden transformar la forma en que gestionas tus admisiones!
La implementación de HubSpot para automatizar el proceso de admisión no solo optimiza la eficiencia del equipo de trabajo, sino que también garantiza una mejor experiencia para los estudiantes interesados. Al aprovechar herramientas como los workflows, pipelines y correos de marketing automatizados, la universidad puede centrarse en lo que realmente importa: atraer a los mejores estudiantes y guiarlos sin fricciones hacia su inscripción final.
Si tu equipo aún está luchando con procesos manuales, quizás sea hora de considerar una solución de automatización con HubSpot. ¡Los resultados pueden transformar la forma en que gestionas tus admisiones!