¿Cómo automatizar el onboarding y la capacitación de equipos internos con HubSpot?

1. Descripción del problema

Las empresas en crecimiento enfrentan grandes desafíos para integrar, formar y certificar a nuevos colaboradores, vendedores, partners o franquiciados de forma rápida y estandarizada. El proceso manual es lento, desorganizado y varía según el responsable, lo que dificulta escalar y mantener un alto nivel de calidad.

¿Qué estaba ocurriendo? La bienvenida y el entrenamiento se realizaban de forma manual y fragmentada: era necesario enviar correos, compartir materiales una y otra vez, hacer seguimiento por chats y llamadas. No había visibilidad sobre quién había completado realmente la capacitación ni un registro centralizado de su avance. El equipo de RR.HH. o coordinación perdía un tiempo valioso persiguiendo tareas simples, en lugar de enfocarse en mejorar la experiencia.
¿Qué necesitaban? El objetivo ideal era automatizar todo el proceso de onboarding y aprendizaje, asegurando que cada nuevo colaborador recibiera los materiales, recordatorios y evaluaciones en el momento correcto. Además, necesitaban una trazabilidad digital y reportes en tiempo real del progreso para demostrar cumplimiento y rendimiento.
Impacto de no resolver el problema: La consecuencia era una baja eficacia en la integración, colaboradores desmotivados, errores por falta de conocimiento, y procesos ineficientes que generaban una alta rotación. Esto afectaba directamente la imagen de la empresa y su capacidad para escalar con éxito.

2. Causas raíz del problema

El problema se originaba en la combinación de factores humanos y técnicos.

Factores humanos: Existía una fuerte dependencia de procesos manuales y tradicionales, como enviar correos uno por uno y hacer seguimiento informal. La falta de un seguimiento estructurado llevaba a que los responsables no verificaran si cada etapa se había completado, y la baja cultura digital impedía el uso de herramientas automáticas y reportes para tomar mejores decisiones.
Factores técnicos: La principal causa técnica era la falta de flujos de trabajo automatizados. La información sobre capacitaciones y certificaciones estaba dispersa en correos, archivos de Drive y hojas de cálculo, sin una centralización de datos en una única plataforma como HubSpot.

3. Solución propuesta con HubSpot

El objetivo principal de esta solución es digitalizar y automatizar el proceso de bienvenida y capacitación interna, asegurando que cada colaborador reciba todos los materiales, recordatorios y evaluaciones necesarias de forma personalizada y medible desde HubSpot.

Herramientas de HubSpot utilizadas:

Workflows: para automatizar envíos, tareas y flujos de lógica.
Formularios: para registro de datos, aceptación de políticas y para crear quizzes o evaluaciones de conocimiento.
Propiedades personalizadas: para almacenar información clave como el estado del onboarding, el puntaje de certificación y la fase del proceso.
Listas activas: para segmentar automáticamente a los colaboradores según su avance.
Tareas y notificaciones internas: para alertar a los responsables en momentos críticos.
Correo electrónico: para enviar comunicaciones automatizadas con plantillas consistentes.

Flujo general de la solución:

Un nuevo miembro del equipo es ingresado al CRM con un rol específico (propiedad personalizada).
Automáticamente, un workflow se activa, enviando un correo de bienvenida con acceso a recursos.
El flujo detecta el avance, por ejemplo, si el colaborador completa un formulario o supera un quiz. Si lo hace, el sistema actualiza su puntaje y el estado del proceso.
Si el colaborador se estanca, el workflow envía recordatorios automáticos y, si es necesario, crea una tarea para el responsable, alertándolo para que intervenga.
Al completar todas las fases, el sistema puede enviar un certificado digital de manera automática y solicitar feedback sobre el proceso.
El progreso es visualizado en tiempo real en un dashboard de HubSpot, permitiendo un monitoreo continuo.

4. Implementación paso a paso

A continuación, se detalla el proceso para configurar esta solución dentro de tu portal de HubSpot.

Fase 1: Preparación (Creación de activos)

Crear propiedades personalizadas:
- Ve a Configuración ⚙️ > Propiedades > Propiedades de contacto.
- Crea las siguientes propiedades:
  - Estado de Onboarding (selección desplegable: En proceso, Finalizado).
  - Fecha de Inicio de Onboarding (selección de fecha).
  - Puntaje de Certificación (número).
  - Fase de Onboarding (selección desplegable: Bienvenida, Quiz completado, Certificado emitido).
Crear formularios:
- Ve a Marketing > Formularios.
- Crea un formulario de bienvenida que recopile datos iniciales.
- Crea un formulario de quiz para evaluar el conocimiento, usando campos de opción múltiple.
Crear plantillas de correo:
- Ve a Marketing > Correo electrónico.
- Diseña y guarda plantillas para el correo de bienvenida, recordatorios y la entrega del certificado.

Fase 2: Automatización (Creación del Workflow)

Crear el workflow:
- Ve a Automatización > Workflows.
- Disparador de inscripción: Elige "Cuando la propiedad Estado de Onboarding es 'En proceso' " o cuando un contacto es añadido a una lista específica.
- Pasos clave del flujo:
  - Paso 1: Enviar el correo de bienvenida.
  - Paso 2: Agregar un "Retraso de tiempo establecido" de 2 a 3 días.
  - Paso 3: Usar una rama "Si/Entonces" para evaluar si el colaborador completó el quiz.
  - Paso 4: Si el quiz fue completado, usar la acción "Establecer un valor de propiedad" para actualizar el Puntaje de Certificación y la Fase de Onboarding.
  - Paso 5: Si el quiz no fue completado, enviar un correo de recordatorio y crear una tarea para el responsable, solicitando su intervención.

Fase 3: Medición y seguimiento (Reportes y listas)

Crear listas activas:
- Ve a Contactos > Listas.
- Crea una lista llamada Colaboradores en formación (condición: Estado de Onboarding es En proceso).
- Crea una lista llamada Colaboradores certificados (condición: Estado de Onboarding es Finalizado).
Crear un dashboard:
- Ve a Informes > Informes.
- Crea reportes para medir: Puntaje de certificación promedio, Promedio de días en completar el onboarding y el Número de colaboradores en cada fase del proceso. Agrega todos estos reportes a un dashboard dedicado.

5. Conclusión

Resultado Final: La empresa logró transformar el proceso de onboarding en una experiencia digital, automatizada y personalizable. Cada nuevo colaborador recibe los recursos correctos, seguimiento puntual y certificación sin intervención manual ni pérdidas de información.

Del Problema a la Solución: Se pasó de un sistema desorganizado y dependiente de personas a un flujo automatizado y completamente medible. Los responsables ahora pueden identificar el avance de cada integrante, intervenir solo en casos críticos y reportar resultados en tiempo real, logrando que los equipos se integren de manera más efectiva.

Beneficio Clave: Esta solución redujo el tiempo y el esfuerzo dedicados al onboarding, mejoró la visibilidad y el control del proceso, y aumentó la satisfacción y productividad de los nuevos integrantes. La empresa ahora puede escalar la integración y capacitación a cualquier volumen de colaboradores o franquicias con calidad y trazabilidad garantizadas.