Cómo automatizar recordatorios para actualizar datos de contacto en HubSpot (sin volverte loco)

Introducción:

¿Has intentado contactar a un cliente y el correo rebota o el número ya no existe? 🤦‍♂️
No estás solo. La mayoría de las empresas lidian con bases de datos que envejecen rápido: gente que cambia de trabajo, direcciones que ya no existen, teléfonos que nadie responde. Y cuando llega el momento clave —una promoción, un nuevo producto, una campaña específica— descubres que tu base de datos, en vez de ser un activo, es un obstáculo.

Pero no tiene que ser así. Hoy te contamos cómo automatizar recordatorios amistosos que inviten a tus contactos a actualizar sus datos, usando solo las herramientas nativas de HubSpot. Sin complicaciones. Sin perder tiempo. Sin perder oportunidades.

Descripción del Problema:

Con el tiempo, la información de contacto se vuelve obsoleta:

Correos electrónicos que ya no existen
Personas que cambian de empresa o cargo
Segmentaciones mal hechas por falta de datos actualizados

Esto genera impactos reales: tus campañas no llegan, tus vendedores llaman a números viejos, y tu CRM pierde efectividad.
El problema no es solo técnico, también es humano: la vida de la gente cambia, pero tu base de datos no lo sabe.

Causas raíz del problema:

Humanas:

Las personas no actualizan sus datos si no se les pide de forma directa.
Nadie en el equipo tiene tiempo de revisar cada contacto manualmente.

Técnicas:

No hay un sistema automático para solicitar esa actualización.
Se confía en que el contacto “lo hará solo algún día”.

Resultado: un CRM con información caduca y procesos comerciales que pierden fuerza.

Solución propuesta con HubSpot: Automatización del mantenimiento de datos

Este caso de uso se centra en crear un sistema automático de mantenimiento de la base de datos, con recordatorios cada seis o doce meses que invitan al contacto a revisar sus datos.
Todo esto usando funcionalidades nativas de HubSpot:

Paso 1: Crear el formulario de actualización de datos

Ruta: Marketing > Captación de leads > Formularios

Campos recomendados: nombre completo, email (obligatorio), teléfono, empresa, cargo, dirección, ciudad, país, etc.
Propiedades prellenadas: los datos que ya están en HubSpot se muestran al contacto para que solo confirme o corrija.
Objetivo: que el contacto no tenga que pensar demasiado, solo revisar y hacer clic.

Paso 2: Configurar el workflow automatizado

Ruta: Automatización > Workflows > Nuevo workflow centrado en contactos

Disparador: contactos activos o por etapa del ciclo de vida, que no hayan actualizado datos en los últimos 6 o 12 meses.
Acciones principales:
- Enviar un correo con un mensaje tipo: “¿Puedes confirmar tus datos? Te toma 1 minuto.”
- Esperar 7 días.
- Verificar si envió el formulario.
- Si no lo hizo, enviar recordatorio amable.
- Si lo hizo, actualizar una propiedad llamada “Última actualización de datos”.
Salida: cuando el formulario es completado o tras dos intentos de contacto.

Paso 3: Diseñar el correo con enfoque humano

Tono amable y claro: “Queremos mantenernos al día contigo. Solo revisa tus datos aquí.”
Tokens de personalización: para llamar al contacto por su nombre.
Botón destacado: que dirija al formulario de manera directa.

Paso 4: Propiedades personalizadas utilizadas

Las propiedades ya existentes en HubSpot se actualizan automáticamente cuando el contacto responde.
Se crea una propiedad adicional de tipo fecha llamada “Última actualización de datos” para tener trazabilidad del mantenimiento.

Paso 5: Seguimiento a los que no responden

Lista inteligente: contactos que no han actualizado datos en X tiempo.
Acciones posibles: automatizar tareas internas para ventas, campañas específicas de reenganche, o llamados personalizados.
Consejo pro: haz que una tarea se asigne automáticamente a un miembro del equipo si después de 2 o 3 intentos el contacto sigue sin responder.

Conclusión

Actualizar tu base de datos no debería ser una carga, ni depender de la memoria de alguien del equipo.
Este caso de uso demuestra que con solo formularios, workflows y un poco de creatividad, puedes mantener tu CRM siempre al día, mejorar tus segmentaciones, aumentar la efectividad de tus campañas y —lo más importante— mantener una relación activa y real con tus contactos.

¿Lo mejor? Todo se hace con herramientas que ya tienes en HubSpot. Solo necesitas activarlas con intención y cariño por tus datos.