Cómo una Empresa Inmobiliaria Internacional Automatizó la Gestión de Disponibilidad de sus Asesores Comerciales

Introducción: El desafío de mantener a todos sincronizados

Imagina esto: tienes un equipo de asesores comerciales repartidos en varios países. Cada país tiene su propio calendario laboral, días festivos y horarios. Ahora, súmale que algunos asesores toman vacaciones o tienen ausencias inesperadas. Sin un sistema claro para gestionar la disponibilidad, el resultado es una serie de problemas: asignaciones erróneas de tareas, clientes frustrados porque nadie les responde y una carga de trabajo desproporcionada para algunos miembros del equipo.

Esto es exactamente lo que enfrentaba una empresa inmobiliaria internacional. Inicialmente, la gestión de disponibilidad recaía únicamente en los líderes de los equipos, pero esta práctica resultó ineficiente. Se propuso una solución más práctica: que cada asesor pudiera gestionar su propia disponibilidad, asegurando un sistema más eficiente y amigable.

Descripción del Problema: Cuando la gestión manual ya no funciona

El problema radicaba en que los líderes de equipo eran los únicos responsables de actualizar la disponibilidad de los asesores en el sistema. Sin embargo, esto generaba errores frecuentes:

• Olvidos en las actualizaciones: Los líderes, ocupados con otras tareas, olvidaban cambiar los estados de disponibilidad de los asesores, especialmente cuando estos regresaban de vacaciones o días festivos.
• Confusión por diferencias horarias y calendarios: Los días festivos locales y los horarios específicos de cada país no se tomaban en cuenta automáticamente, lo que causaba asignaciones incorrectas.
• Impacto en la experiencia del cliente: Las tareas y conversaciones eran asignadas a asesores que no estaban disponibles, ralentizando la atención al cliente.

El resultado era un equipo desorganizado, clientes insatisfechos y una carga adicional para los líderes.

Causas Raíz del Problema: Factores humanos y técnicos

1. Factores Humanos: Los líderes de equipo, sobrecargados de trabajo, a menudo olvidaban actualizar los estados de disponibilidad, lo que provocaba confusión en las asignaciones.
2. Factores Técnicos: El sistema existente no permitía una gestión descentralizada ni consideraba zonas horarias o días festivos automáticamente. Esto requería una administración manual constante, propensa a errores.

La solución fue clara: empoderar a cada asesor para que pudiera gestionar su propia disponibilidad de forma automatizada, con supervisión mínima por parte de los líderes.

La Solución: Automatización de la Disponibilidad con Funcionalidades Nativas de HubSpot

La empresa optó por aprovechar las herramientas nativas de HubSpot, específicamente las configuraciones de Preferencias > Horario Laboral. Aquí está como funcionó la implementación general:

1. Configuración de horarios laborales por asesor:

   • Cada asesor configuró su zona horaria, eligiendo la ciudad capital de residencia desde su perfil en HubSpot. Esto garantizó que los horarios locales fueran precisos y se alinearan automáticamente con el sistema.

2. Definición de horarios generales y períodos fuera de oficina:

   • Desde la misma configuración, cada asesor estableció su horario laboral habitual (por ejemplo, de 9:00 a 17:00).
   • Los asesores también configuraron sus períodos fuera de oficina, incluyendo días festivos locales y fechas de vacaciones. Esto aseguró que las asignaciones automáticas del sistema respetaran estas ausencias.

3. Supervisión por parte de los líderes:

   • Aunque la autogestión era responsabilidad de cada asesor, los líderes utilizaron las funcionalidades de HubSpot para validar en tiempo real quién estaba disponible y quién no, directamente desde el panel de usuarios. Esto ayudó a identificar cualquier inconsistencia rápidamente.

4. Reincorporación fácil:

   • Si un asesor regresaba de un evento imprevisto o adelantaba su regreso, podía cambiar su estado a "disponible" en cuestión de segundos desde el mismo panel de configuración. Esto eliminó cualquier posibilidad de confusión.

Beneficios de la Solución

La implementación de estas funcionalidades nativas de HubSpot trajo varios beneficios:

• Automatización completa: Los horarios laborales, zonas horarias y períodos fuera de oficina se gestionaron automáticamente.
• Mayor responsabilidad individual: Los asesores tomaron control de su propia disponibilidad, reduciendo la carga en los líderes y minimizando los olvidos.
• Menor margen de error: Al descentralizar la gestión y eliminar la dependencia de los líderes, se redujeron los errores humanos.
• Mejora en la experiencia del cliente: Las tareas y conversaciones se asignaron solo a asesores disponibles, aumentando la velocidad y calidad de atención.
• Supervisión efectiva: Los líderes pudieron supervisar de manera centralizada y proactiva la disponibilidad de los asesores sin intervenir directamente.

Conclusión: Un equipo sincronizado, clientes felices

Gracias a la configuración de horarios laborales en HubSpot, esta empresa inmobiliaria logró superar los desafíos de gestión de disponibilidad. La autogestión por parte de los asesores no solo redujo la carga manual y los errores, sino que también empoderó al equipo para trabajar de manera más organizada y eficiente.

Con esta solución, la empresa no solo mejoró su operación interna, sino que también elevó la experiencia del cliente al asegurarse de que siempre hubiera alguien disponible para atender sus necesidades.

Si tu empresa enfrenta retos similares, es hora de considerar opciones como esta. ¡La eficiencia puede estar a solo un clic de distancia!