En la búsqueda constante de mejorar las tasas de conversión, muchas empresas enfrentan el desafío de gestionar adecuadamente los leads que se pierden durante el proceso de ventas.
Descripción del Problema
La empresa ha identificado que una parte significativa de sus leads no se convierten en clientes debido a diversos factores, como el precio, especificaciones del producto, falta de stock, o limitaciones geográficas. Estos leads, aunque inicialmente interesados, no han recibido un seguimiento adecuado, lo que ha resultado en una pérdida de oportunidades. Sin una solución, el equipo de ventas podría perder contacto con estos leads, lo que disminuiría las posibilidades de recuperar el interés o cerrar ventas en el futuro.
Causas Raíz del Problema
El problema radica en varios factores clave:
- Falta de Segmentación Adecuada: Los leads perdidos no están siendo categorizados ni segmentados de manera que permitan un seguimiento personalizado.
- Falta de Automatización: La ausencia de procesos automatizados para reactivar leads impide que se mantenga una comunicación continua y relevante.
- Comunicación Fragmentada: La comunicación con los leads perdidos no es fluida ni consistente, especialmente en casos donde los leads tienen preguntas adicionales o requieren un contacto más directo con asesores.
Solución Propuesta con HubSpot y Atom
La solución implementada se basa en una combinación de automatizaciones en HubSpot para la gestión de correos electrónicos y listas activas, junto con la integración de flujos de WhatsApp mediante Atom, para facilitar un seguimiento más personalizado y efectivo.
Paso 1: Creación de Listas Activas en HubSpot
El primer paso es la creación de listas activas en HubSpot que segmenten los leads perdidos según la razón específica por la que no se concretó la venta:
- Leads perdidos por precio: Estos leads se agrupan en una lista activa específica, lo que permite dirigirles promociones y descuentos relevantes.
- Leads perdidos por especificaciones: Se crean listas para leads que consideraron que el producto no cumplía con ciertas especificaciones.
- Leads perdidos por falta de stock: Esta lista se compone de leads que no pudieron realizar la compra debido a la falta de inventario.
- Leads perdidos por zona fuera de cobertura: Agrupa a los leads que se encuentran en ubicaciones donde la empresa no ofrece servicio o envío.
Paso 2: Configuración de Workflows Automatizados
Con las listas activas creadas, se configuran workflows en HubSpot para automatizar el envío de correos electrónicos prediseñados:
- Promociones para leads perdidos por precio: Un workflow automatiza el envío de correos que ofrecen descuentos u ofertas especiales, diseñados específicamente para estos leads.
- Información adicional para leads perdidos por especificaciones: Se envían correos que ofrecen comparativas, alternativas o más detalles técnicos para intentar convencer al lead de las ventajas del producto.
- Correos de seguimiento por falta de stock: Una vez que el producto está disponible nuevamente, un correo de notificación se envía automáticamente a los leads que estaban interesados.
- Reubicación o sugerencias para leads fuera de cobertura: Correos con sugerencias de productos o servicios disponibles en su área, o incluso recomendaciones de asociados locales, son enviados a estos leads.
Paso 3: Integración de Flujos de WhatsApp con Atom
Para mejorar la interacción y la posibilidad de conversión, se integran flujos de WhatsApp utilizando Atom:
- Configuración de webhooks en HubSpot: Los workflows se amplían con webhooks que activan flujos de WhatsApp directamente desde HubSpot. Estos permiten una comunicación más inmediata y directa.
- Enlace directo a WhatsApp en correos: Todos los correos incluyen un enlace directo a WhatsApp, facilitando que los leads puedan contactar a un asesor rápidamente para resolver dudas o avanzar en el proceso de compra.
- Creación de Bots en Atom: Tres bots específicos se crean para manejar consultas comunes, proporcionar información adicional o escalar la conversación a un asesor humano según la necesidad.
Paso 4: Implementación de Reportes Periódicos
Finalmente, se configuran reportes periódicos en HubSpot para medir la efectividad de estos flujos:
- Análisis de tasa de conversión: Evaluación de cuántos leads perdidos se convierten en clientes después de recibir las automatizaciones.
- Medición de interacción en WhatsApp: Se analiza el nivel de interacción de los leads con los enlaces de WhatsApp incluidos en los correos.
- Identificación de áreas de mejora: Los reportes ayudan a identificar qué flujos funcionan mejor y cuáles necesitan ajustes.
Conclusión
La implementación de esta solución no solo permite una mejor gestión de los leads perdidos, sino que también potencia las posibilidades de conversión mediante un enfoque segmentado y personalizado. HubSpot y Atom, al trabajar en conjunto, ofrecen una solución integral que mejora la comunicación, optimiza el seguimiento y maximiza las oportunidades de cerrar ventas. A través de esta estrategia, la empresa puede asegurar que ningún lead valioso se pierda en el proceso.