Imagina tener un proceso fluido y sin complicaciones para gestionar renovaciones y cancelaciones de pólizas, un desafío crucial para cualquier equipo de operaciones en el sector de seguros.
El problema es que, a menudo, el seguimiento de estas renovaciones y cancelaciones puede volverse complejo, especialmente cuando se maneja una gran cantidad de clientes. Aquí es donde entra en juego HubSpot, con una solución automatizada que simplifica estas tareas y garantiza una gestión eficiente.
Descripción del Problema
El equipo de Operaciones se enfrentaba a la ardua tarea de hacer un seguimiento preciso de las renovaciones y cancelaciones de pólizas de microseguros. A medida que crecía la base de clientes, también lo hacía la complejidad de mantener el control sobre cuántos días habían pasado desde la última renovación y cuántas veces un cliente había renovado su póliza. Sin una herramienta eficaz, estos procesos podían volverse manuales, propensos a errores y consumir mucho tiempo, lo que afectaba tanto a la eficiencia del equipo como a la satisfacción del cliente.
Causas Raíz del Problema
Las dificultades se originaban en varios factores. Por un lado, la falta de un sistema automatizado generaba dependencia en procesos manuales, lo que aumentaba la posibilidad de errores humanos. Por otro lado, sin un seguimiento claro y automatizado, los clientes podían pasar por alto sus fechas de renovación, lo que resultaba en cancelaciones innecesarias o en la pérdida de ingresos por renovaciones no realizadas a tiempo. Además, el hecho de no tener visibilidad clara sobre la frecuencia de las renovaciones complicaba la toma de decisiones estratégicas sobre las políticas de retención y ofertas personalizadas.
Solución Propuesta con HubSpot
Para resolver este desafío, se implementó un sistema automatizado dentro de HubSpot utilizando principalmente el Hub de Tickets, junto con propiedades calculadas, automatizaciones y etiquetas. Aquí te explico cómo se hizo:
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Propiedades Calculadas:
- Se crearon propiedades calculadas para medir el tiempo que ha pasado desde que un cliente realizó su última compra de microseguro. Por ejemplo, una propiedad calcula la diferencia entre la fecha actual y la fecha de compra, lo que permite saber cuántos días han pasado desde la renovación.
- Otra propiedad calculada lleva el conteo de cuántas veces un cliente ha renovado su póliza, lo que facilita el seguimiento de clientes a lo largo de múltiples ciclos de renovación.
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Pipeline de Tickets:
- Se configuró un pipeline de tickets con etapas específicas para cada ciclo de renovación, desde "Renovación 1" hasta "Renovación 10". Esto organiza visualmente el progreso de cada cliente dentro del sistema, haciendo fácil ver en qué etapa se encuentra cada uno.
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Automatizaciones:
- Se establecieron automatizaciones que actualizan las propiedades calculadas y mueven automáticamente los tickets a la siguiente etapa del pipeline cuando un cliente completa una renovación o si el beneficiario del seguro supera cierta edad.
- Además, se configuran disparadores que notifican al equipo de operaciones o al cliente cuando una renovación está próxima o si hay algún otro evento relevante que debe ser atendido.
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Etiquetas:
- Se utilizan etiquetas para marcar los tickets según criterios específicos, como clientes que están por superar la edad máxima permitida para un beneficiario o aquellos que han renovado múltiples veces. Estas etiquetas permiten segmentar y priorizar las acciones de seguimiento.
Conclusión
Al implementar este sistema automatizado en HubSpot, el equipo de operaciones ha logrado un control mucho más preciso y eficiente de las renovaciones y cancelaciones de pólizas. La automatización reduce los errores, optimiza el tiempo y asegura que ningún cliente pierda su renovación por falta de seguimiento. Esto no solo mejora la eficiencia interna, sino que también fortalece la relación con los clientes al proporcionarles un servicio más consistente y personalizado.
Si te enfrentas a desafíos similares en la gestión de renovaciones y cancelaciones, considera cómo puedes adaptar esta solución a tus necesidades con las potentes herramientas de HubSpot.