¿Cómo automatizar y controlar la aprobación de cotizaciones, descuentos o créditos en HubSpot para garantizar cumplimiento, agilidad y trazabilidad?

Descripción del problema

La empresa enfrentaba un proceso de aprobación interna para cotizaciones, descuentos y créditos que era lento y propenso a errores. La falta de un flujo centralizado y digital generaba demoras, extravío de solicitudes y falta de transparencia, lo que dificultaba el cumplimiento de políticas y aumentaba los riesgos.

Las aprobaciones se gestionaban de forma manual a través de correos, chats y conversaciones verbales. Esto resultaba en información dispersa, solicitudes que se perdían y retrasos que afectaban la experiencia del cliente y los controles internos de la empresa.

El objetivo era simple: estructurar un proceso automatizado en HubSpot que permitiera solicitar, aprobar o rechazar de forma eficiente. Necesitaban garantizar que cada solicitud pasara por los filtros adecuados, que se generara un registro de trazabilidad y que las notificaciones fueran automáticas. El impacto de no resolver este problema era significativo: descuentos indebidos, pérdida de oportunidades por demoras, riesgos legales y una creciente frustración en el equipo y en los clientes.

Causas raíz del problema

Los problemas no eran solo técnicos, sino también de hábitos:

• Factores humanos: Había una fuerte dependencia de procesos manuales, lo que generaba olvidos y pasos inconsistentes. La falta de una cultura de trazabilidad digital hacía que se priorizara la velocidad sobre el registro y el control, y no se utilizaba la información que HubSpot podía proveer para la toma de decisiones.

• Factores técnicos: No existía una automatización del proceso; todo era manual. La información estaba dispersa en diferentes canales de comunicación, lo que impedía un control centralizado. HubSpot no se usaba para documentar las aprobaciones ni para activar notificaciones, y no había plantillas o estructuras estandarizadas para las solicitudes.

Solución propuesta con HubSpot

La solución es implementar en HubSpot un flujo automatizado y trazable que gestione la autorización de cotizaciones, descuentos y créditos. Esto permitirá acelerar la respuesta comercial y asegurar el cumplimiento de las políticas internas.

Herramientas de HubSpot que se utilizarán:

• Workflows (Automatización).

• Propiedades personalizadas (Registro de datos).

• Listas dinámicas y tareas automáticas (Seguimiento y notificaciones).

• Plantillas de emails (Comunicaciones internas).

• Permisos y vistas personalizadas (Control de acceso y visibilidad).

Flujo de la solución: El proceso se inicia cuando un usuario comercial solicita una aprobación. Esta acción activa un workflow que notifica automáticamente a los responsables, cambia el estado de la solicitud a Pendiente y, si no hay respuesta en un tiempo determinado, escala la solicitud. El responsable puede aprobar o rechazar la solicitud, y el workflow registra la decisión, notificando al solicitante. Todo el proceso queda documentado en el registro del negocio, garantizando la trazabilidad para seguimiento y auditoría.

Implementación paso a paso

Fase 1: Preparación del ecosistema

1. Crear las propiedades personalizadas: En Configuración > Propiedades, crea las siguientes propiedades en el objeto Negocio (Deal):

   • Estado de Aprobación: Selección única (Pendiente, Aprobada, Rechazada, Escalada).

   • Tipo de Solicitud: Selección única (Descuento, Crédito, Ajuste de precio).

   • Monto o Valor Solicitado: Tipo de número.

   • Responsable de Aprobación: Tipo de usuario de HubSpot.

2. Configurar permisos y vistas: Restringe la edición de la propiedad "Estado de Aprobación" solo a los aprobadores. Además, crea vistas personalizadas en la sección de Negocios para que los equipos puedan filtrar y ver rápidamente las solicitudes pendientes ("Mis Solicitudes Pendientes").

3. Diseñar plantillas de correo: En Conversaciones > Plantillas, crea las plantillas de correo para notificaciones de aprobación, rechazo y escalamiento. Utiliza tokens de personalización para incluir datos del negocio y, si es posible, botones de acción que se conecten al workflow.

Fase 2: Automatización y lanzamiento

1. Crear el workflow de aprobación: En Automatización > Workflows, crea un workflow basado en Negocios.

   • Disparador: Configúralo para que se active cuando "Tipo de Solicitud" cambie o "Monto Solicitado" supere un valor predefinido.

   • Acciones: El workflow debe cambiar el "Estado de Aprobación" a Pendiente, enviar una notificación al responsable de aprobación, y crear una tarea automática. Agrega una rama "Si/Entonces" para que, si el estado cambia a Aprobada, se notifique al vendedor y se desbloquee el proceso; si el estado es Rechazada, se notifique y se bloquee el negocio.

2. Pruebas y validación: Antes de activar el workflow, realiza pruebas con casos ficticios para asegurar que todas las ramas funcionen correctamente y que el historial de cada negocio registre la aprobación.

Conclusión

La empresa logró sistematizar y digitalizar el proceso de solicitudes y aprobaciones. Al pasar de un proceso manual a uno digital, se eliminó la incertidumbre, la falta de seguimiento y la dependencia personal. Cada etapa del proceso ahora es trazable, ágil y transparente.

El beneficio clave fue una mayor eficiencia, control y cumplimiento en la gestión comercial y financiera. La empresa minimizó errores, aceleró los tiempos de respuesta y ahora puede escalar sus operaciones con la seguridad y visibilidad que solo un sistema automatizado puede ofrecer, mejorando la experiencia tanto para los clientes como para el equipo interno.